Specyfikacja produktu do importu z Chin

Produkcja w Chinach pod własną marką (OEM lub ODM) to proces, w którym chiński producent wytwarza produkty według wymagań importera. Importowany produkt może mieć własne logo, projekt i markę, ale produkcja odbywa się w Chinach.

Jednak zdarza się, że produkty importowane z Chin nie spełniają oczekiwań importerów. Aby uniknąć takich sytuacji, należy jasno i szczegółowo określić swoje wymagania wobec chińskich dostawców. W tym celu warto sporządzić specyfikację produktu, która powinna zawierać wszystkie istotne informacje. W tym artykule czym jest specyfikacja produktu do importu z Chin, a także:

• co powinna zawierać;
• dlaczego dostawca potrzebuje specyfikacji produktu;
• jak sprawdzić, czy towar został wyprodukowany zgodnie ze specyfikacją produktu.

Specyfikacja produktu (ang. product specification) to dokument, który zawiera szczegółowe informacje o tym produkcje. Fabryka wykorzystuje te informacje do wyprodukowania towaru zgodnie z oczekiwaniami klienta. 

Nie należy mylić specyfikacji produktu z kartą techniczną (Technical Data Sheet) ani kartą charakterystyki (Material Safety Data Sheet).

Aby uniknąć problemów, przed postawieniem wymagań dla produktu należy zrozumieć, jak on jest wytwarzany. W ten sposób można sprawdzić, czy wytyczne są do zrealizowania, a także jakie pytania należy zadać dostawcy, aby upewnić się, że produkt będzie zgodny z  oczekiwaniami. Warto przesłać producentowi prototyp lub próbkę produktu. Pomoże to mu lepiej zrozumieć potrzeby importera i uniknąć błędów w produkcji.

Należy zorientować się jakie wymogi na rynku docelowym musi spełnić produkt. Będzie to bardzo istotna informacja dla producenta. Szczegółowe informacje o tym, jakie wymagania muszą spełniać towary wprowadzane na rynek Unii Europejskiej, można znaleźć na stronie Biznes.gov.pl

Specyfikacja produktu do importu powinna zawierać szczegółowe informacje o tym, jak produkt powinien być wyprodukowany. Informacje te powinny być jak najbardziej precyzyjne, aby uniknąć niedomówień i nieporozumień.

Specyfikacja produktu powinna zawierać:

• Nazwę produktu – produkt można opatrzyć kodem lub innym identyfikatorem modelu
• Wymiary, waga i ilość – W Chinach stosuje się system metryczny.
• Wzory i kolory – podaj kod koloru Pantone. Wzory, loga i ich rozmieszczenie należy przesłać w pliku wektorowym. Warto zaznaczyć, czy wzór ma być wydrukowany, wyszywany czy naniesiony w inny sposób.
• Materiały – w przypadku ubrań i tekstyliów warto podkreślić grubość materiału, gramaturę tkaniny czy numer przędzy. Jeśli specyfikacja dotyczy żywności i kosmetyków, trzeba podać składniki.
• Ulepszenia produktu – poinformuj producenta, jakie zmiany chcesz dokonać w projekcie, który od niego wcześniej otrzymałeś.
• Metki, opakowanie, instrukcja – warto dołączyć projekt metki i określ, gdzie ma być ona przyszyta, w jakiej formie i jakie informacje ma zawierać (pamiętaj o dołączeniu projektu). Opakowanie produktu musi zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak znaki produktowe, informacje o producencie i inne. Kod kreskowy EAN/GTIN ułatwia identyfikację produktu i finalizację transakcji. Instrukcja musi zostać sporządzona w języku kraju docelowego. 
• Certyfikaty i oznaczenia – produkt może być wprowadzony na rynek tylko wtedy, gdy spełnia określone wymagania. Wymagania te mogą obejmować certyfikaty i oznaczenia, takie jak znak CE, etykieta energetyczna lub znak FCC.
• Produkty asystujące – inaczej akcesoria. Mogą one mieć zastosowane ozdobne lub praktyczne np. dodatkowy guzik do koszuli. 

Specyfikacja produktu pomaga producentowi zrozumieć wymagania klienta. Dzięki temu może stworzyć produkt o wysokiej jakości i wycenić koszt produkcji w sposób wiarygodny. Oprócz tego, specyfikacja może być również przydatna w przypadku kontroli jakości. Inspektor może porównać produkt ze specyfikacją, aby sprawdzić, czy spełnia on wszystkie wymagania.

Jak upewnić się, czy towar został wyprodukowany zgodnie ze specyfikacją produktu? Można to zrobić poprzez weryfikację próbek produktu i kontrolę ich jakości. Przeprowadza ją inspektor w fabryce. Aby wyłapać oraz skorygować błędy i nie ponieść przy tym wielkich strat, najlepiej pierwszą kontrolę przeprowadzić, kiedy wyprodukowano do 20% zamówienia. Po zakończeniu procesu produkcji weryfikuje się  losowo wybrane egzemplarze. Ostatnia inspekcja ma miejsce przy załadunku towaru. Ta kontrola pozwala zapewnić, że towar jest właściwie zapakowany i gotowy do podróży.